ÇAY İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
İMZA YETKİ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı; Çay İşletmeleri Genel Müdürlüğü merkez ve taşra üniteleri personeline imza (temsil) yetkisi ile verilen diğer görev ve yetkilerin devir ve kullanım esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1) Bu Yönerge, Çay İşletmeleri Genel Müdürlüğü merkez ve taşra üniteleri personeline Çay-Kur tüzel kişiliğini imza (temsil) yetkisinin kullanımına ilişkin usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3- (1) İş bu Yönerge, 233 sayılı Kanun Hükmünde Kararname (KHK), 399 sayılı KHK, “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ve Çay-Kur Ana Statüsü’ne dayanılarak düzenlenmiştir.
Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu Yönergede geçen;
a) Birim: Belirli hizmetleri yürüten ve uygulayan ihtisas ünitesinin bölümünü,
b) Birinci Derecede İmza Yetkisi: İşlemin yürütümünde Teşekkülün ana prensiplerine ve menfaatlerinin uygunluğuna iştiraki ifade eden ve yürütme sorumluluğunu taşıyanlarca atılan imzalarını,
c) Genel Müdürlük Makamı: Genel Müdürü,
ç) Güvenli Elektronik İmza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturmak amacıyla oluşturulan nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı veya mobil elektronik imzayı,
d) İmza Sirküsü: Temsil yetkisi olan kişilerin tatbiki belirten basılı imzasını,
e) İkinci Derece İmza Yetkisi: Aynı amaçla alt kademedeki personele verilen imza yetkisini,
f)Mobil Elektronik İmza: Elektronik imzayla ilgili süreçlere ve teknik kriterlere ilişkin tebliğde yer alan ve taşınabilir elektronik cihazlar ile atılan imzayı,
g) (Değişik:YK-27/9/2013-107)Müdüriyet Makamı: Taşra Ünite Müdürünü,
ğ)Resmi Bilgi: İdarelerin kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimleri sırasında, metin, ses veya görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,
h) Resmi Yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi,
ı)Teşekkül: Çay İşletmeleri Genel Müdürlüğünü (ÇAY-KUR),
i) Ünite: Çay İşletmeleri Genel Müdürlüğüne bağlı merkez ve taşradaki birimlerini,
j) Yönerge: Bir işin hangi yoldan ve nasıl yapılacağını bildiren sözlü veya yazılı esaslarını,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
İlkeler ve Sorumluluk
İlkeler
MADDE 5- (1) Bu Yönergede kabul edilen ilkeler aşağıda belirtilmiştir.
a) İmza yetkileri, sorumluluk anlayışı içerisinde, yerinde, zamanında, dengeli, tam ve doğru olarak kullanılacaktır.
b)Kendisine yetki devredilen kişi, bu yetkiyi yazılı onay olmadan bir başkasına devredemez. Herhangi bir imza yetkisinin yeniden düzenlenmesi, bu yönergede değişiklik yapılması ile mümkündür.
c) Genel Müdür dışında kalan makamlar, resmi yazılar hakkında Genel Müdüre zamanında sözlü veya gerekli olması halinde yazılı bilgi verecektir.
ç) Genel Müdür Yardımcıları kendilerine bağlı ünitelerin, ünite amirleri de; kendi ünitelerinin bütün iş ve işlemleri hakkında bilgi sahibi olacaktır.
d) Resmi yazılar konular itibariyle ilgili amirler tarafından hazırlanacaktır.
e) Resmi yazılar, ara kademenin en fazla beş personel tarafından paraf edildikten sonra yazı ile ilgili yeterli bilgileri kapsayacak şekilde ekleri ile birlikte üst makam imzasına sunulacaktır.
f) Ünitelerden çıkan yazılardan, ünite amirleri, yazıda parafı bulunan ara kademe personeli, koordinasyonda bulunan personel ile iş ve işlemleri yürütmekle görevli ilgili servis personeli sorumludur.
g) Birden fazla üniteye havale edilen yazılarda, gereği için havale edilen ünitece, ilgili diğer ünitelerden gerekli bilgi alınarak yazının gereği yapılacaktır.
ğ) Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüş alınmasını gerektiren yazıların paraf bloğunda koordine edilen amirinde parafı bulunacaktır.
h) Birden fazla üniteyi ilgilendiren konularda yazının bir kopyası bilgi için ilgili üniteye dağıtımı yapılacaktır.
ı) Gizli konular; gizli, çok gizli, özel ve kişiye özel derecelerini taşıyan konular olup, derecesi içeriğine göre ilgili amirce belirlenecektir.
i) Genel Müdür Yardımcıları ile ünite amirleri, ita amirliği görevini yürütmeye yetkilidir.
(2) Komisyon ve kurul raporları sekretarya görevini yürüten ünite amirince veya komisyon ve kurul başkanınca imzalanarak bir üst yazı ile Genel Müdürlük Makamına sunulacaktır.
(3) Belgelerde, imzanın kaybolmayacak şekilde kâğıda işlenmesini sağlayan mavi renk mürekkepli kalemler kullanılacaktır.
(4) Elektronik ortamda yapılacak yazışmaları, görevli elektronik imza ile imzalayacaktır.
Sorumluluk
MADDE 6- (1) Bu Yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından ve esasların uygulanmasından, ilgililer, yürürlükteki mevzuat hükümleri dâhilinde sorumlu olacaktır.
a) Genel Müdür Yardımcıları, kendilerine bağlı tüm ünitelerin yazışmalarından, devredilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından sorumludur.
b) Ünite amirleri birimlerinde işlem gören tüm yazıların bu yönergeye uygunluğunun sağlanmasından sorumludur.
c)Her türlü yazının gereği tekide mahal bırakılmadan yapılacaktır. Tekide meydan veren ünitelerde ünite amirleri ile birlikte ilgili görevliler ortaklaşa sorumlu tutulacaktır.
ç)Yetkilinin bulunmadığı veya izinli, raporlu olduğu durumlarda, vekili konumundaki görevli, imza yetkisini kullanmaya yetkilidir. Ancak, yapılan iş ve işlemleri bilahare asıl yetki sahibine iletmekle yükümlüdür.
d) En az üç kişinin imzalaması gereken belgelerde yazı içeriğine katılmayan azınlıkta kalan kişi veya kişilerin şerh yazıları zorunludur.
e) Teftiş Kurulu Başkanlığı ve Hukuk Müşavirliğince yazılan yazıların dışında Genel Müdürlük Makamına sunulan her türlü onayda ilgili Genel Müdür Yardımcısının uygun görüşü alınacaktır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Teşekkülü Temsil Yetkisi
Teşekkülü temsil yetkisi
MADDE 7- (1)Teşekkülü, idare ve yargı mercilerinde ve üçüncü kişilere karşı Genel Müdür temsil eder. Genel Müdür, bu yetkisini gerektiğinde devredebilir.
(2) Genel Müdür; Yönetim Kurulunca sınırları belirlemek suretiyle kendisine verilen yetkiler ile 233 ve 399 sayılı Kanun Hükmünde Kararnameler, Çay İşletmeleri Genel Müdürlüğü Kadrolu ve Sözleşmeli Personel Disiplin Amirleri Yönetmelikleri, Çay-Kur Ana Statüsü ve diğer mevzuat ile verilmiş bulunan yetkilerden;
a) Üst disiplin amirliği,
b) Daire başkanları, ünite müdürleri veya benzeri görevlere alınacak personelin atamalarını Yönetim Kuruluna teklif etme yetkilerini; bağlı yetki olduğu için astlarına devredemez. Sınırlarını açıkça belirlemek şartıyla yetkilerinden bir kısmını astlarına devredebilir. Ancak; yetki devri Genel Müdürün sorumluluğunu kaldırmaz.
İmza yetkilerinin dereceleri ve imza yetkilerini vermeye yetkili makamlar
MADDE 8- (1) Birinci ve ikinci derece olmak üzere iki çeşittir.
(2) Genel Müdür Yardımcısı, Teftiş Kurulu Başkanı, I.Hukuk Müşaviri, Daire Başkanı, Müfettiş, Ünite Müdürü, Hukuk Müşaviri, Ünite Müdür Yardımcısı, Şube Müdürü ve Kısım Müdürü kadrolarına atananlar, ayrıca bir onay alınmasına gerek olmaksızın birinci derece imza yetkisine haiz olurlar.
(3) Avukatlar da, Hukuk Müşavirliği Yönergesi uyarınca birinci derece imza yetkisine haiz olurlar.
(4) İkinci derece imza yetkisi, Müşavir, Başuzman, II. sayılı cetvele tabi Müdür Yardımcısı, Uzman, Şef ve Mühendislere Genel Müdürlük Makamınca verilir.
(5) Zaruret halinde süresi belirtilerek Müşavir ve Başuzman ile ikinci derece imza yetkisi bulunan personele birinci derece, bunların dışında kalan diğer personele de birinci ve ikinci derece imza yetkisi Genel Müdürlük Makamınca verilebilir.
(6) Atama ile uhdesine re’sen imza yetkisi verilmiş sayılanlardan görevlerinden ayrılanlar ile uhdelerine imza yetkisi verilenlerden başka ünitelere atananların, imza yetkileri otomatikman kalkar.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Yazışma Türleri İle Bu Yazıları İmzalayacak Yetkililer
Dış yazışmalar
MADDE 9- (1) Merkez ünitelerinde;
a) Başbakanlığa gönderilecek yazılar, Teşekkülün ilgilendirildiği Bakan tarafından imzalanacaktır.
b) Bakanlıkların bağlı ve ilgili kuruluşlarına gönderilecek yazılar, Genel Müdür veya Genel Müdür Vekili tarafından imzalanır. Ancak, mali konularda veya taahhüt içeren işlemlere münhasır yazılar Genel Müdür veya Genel Müdür Vekili ile birlikte ilgili Genel Müdür Yardımcısı tarafından imzalanır.
c) Diğer resmi kuruluşlara; (a) ve (b) bendi dışındaki diğer resmi kuruluşlar muhatap alınarak hazırlanacak yazılar, ilgili Genel Müdür Yardımcısı veya ünite amirleri veya vekilleri tarafından imzalanır. Ancak, hazırlanan yazılar konusu itibariyle;
1) Teşekkül yönünden bir taahhüdü gerektiriyor ise,
2) Mevcut Yönetim Kurulu kararı veya Genel Müdürlük Makamı onayına dayanmıyorsa,
3) İlk defa ele alınan ve neticelenmesi karşılıklı görüşme ve yazışmalara bağlı ise,
4) Teşekkül görüşünü gerektiren mahiyette ve belli isteme ilişkin ise,
bu yazılar, Genel Müdür veya Vekili tarafından,
5) (Değişik:YK-27/9/2013-107)Ünitelerce bankalara yazılan yazılar ve çekler, ünitenin birinci derece imza yetkisine haiz iki yetkili tarafından,
6) Hastanelere veya Sosyal Güvenlik Kurumu ve bu gibi kuruluşlarla yapılan rutin yazışmalar ünite amirleri tarafından, imzalanır.
ç) Özel kuruluş ve şahısların, Teşekkülü bağlayıcı ve özellik arz eden bilgi ve belge isteklerine ait müracaatlarına karşılık teşkil eden cevabi yazılar, Genel Müdür veya Vekili ile Genel Müdür Yardımcısı veya ünite amiri veya vekili tarafından imzalanır.
d) Yönetim Kurulunca karara bağlanan veya Genel Müdürlük Makamından onayı alınmış konularla, kanun, kararname, tüzük, yönetmelik ve yönergeler ile belli bir esasa bağlanmış konulara ilişkin olarak ünitelere yazılacak yazılar, ilgili ünite amiri veya vekili tarafından imzalanır. Bu tip yazılar haricinde, bir konu hakkında yönerge ve mütalaa mahiyetinde yazılacak yazılar, Genel Müdür Yardımcısı veya ünite amiri veya vekili tarafından imzalanır.
(2) Taşra ünitelerinde;
a) Resmi kuruluşlara, merkezle ilgili 9 uncu maddenin (c) bendinde belirtilen diğer resmi kuruluşlara muhatap olarak hazırlanan yazılar, ünite müdürü veya vekili tarafından imzalanır. Ancak, hazırlanan yazılar konusu itibariyle;
1) Teşekkül yönünden bir taahhüdü gerektiriyor ise,
2) Mevcut Yönetim Kurulu kararı veya Genel Müdürlük Makamı onayına dayanmıyorsa,
3) İlk defa ele alınan ve neticelenmesi karşılıklı görüşme ve yazışmalara bağlıysa,
4) Teşekkül görüşünü gerektiren mahiyette ve belli isteme ilişkin ise,
bu konular Genel Müdürlüğe aktarılır ve gerekli işlem Genel Müdürlükçe yapılır.
5) (Değişik:YK-27/9/2013-107)Ünitelerce bankalara yazılan yazılar ve çekler, ünitenin birinci derece imza yetkisine haiz Muhasebe Kısım Müdürü ve Ünite Amiri tarafından,
6) Hastanelere ve Sosyal Güvenlik Kurumu ve bu gibi kuruluşlarla yapılan rutin yazışmalar ünite müdürü veya vekili tarafından,
imzalanır.
b) Özel kuruluş ve şahısların Teşekkülü bağlayıcı ve özellik arz eden bilgi ve belge istemlerine ait müracaatlarına karşılık teşkil eden cevabi yazılar, ünite müdürü, ünite müdür yardımcısı veya kısım müdürü tarafından birlikte imzalanır. Yönetim Kurulu kararı ve Genel Müdürlük Makamından onayı alınmış konularla, ünitelerin kanun, kararname, tüzük, yönetmelik, yönerge ve benzeri esaslara bağlanmış rutin işlerine ilişkin yazılar ünite amirleri veya vekili ile ünitede görevli imzaya yetkili personel tarafından birlikte imzalanır.
c) Ünitelerden merkeze veya taşraya yazılacak yazılar, ünite müdürü, bunların yokluğunda vekili tarafından imzalanır. Taşra ünitelerinin, birbirlerine yazacakları yazılar da ünite müdürü veya vekili tarafından imzalanır.
İç yazışmalar
MADDE 10- (1) Merkez ünitelerinde;
a) Yönetim Kuruluna doğrudan yazılacak yazılar; Genel Müdür, yokluğunda vekili tarafından imzalanır.
b) Teftiş Kurulu Başkanlığı ve Hukuk Müşavirliğince yazılan yazıların dışında Yönetim Kuruluna havale edilecek ünite yazıları, ünite amiri, yokluğunda vekilince imzalanıp, ilgili Genel Müdür Yardımcısının uygun görüşü alınarak havale edilmek üzere Genel Müdürlük Makamına sunulur.
c) Birden fazla üniteyi ilgilendiren konularda, görevlendirilen bir ünitenin koordinatörlüğünde birden fazla ünite amiri veya vekilinin imzası ile de yazı hazırlanabilir.
ç) Ünitelerin, Genel Müdürlük Makamına ve diğer ünitelere muhatap yazılarını ünite amiri, yokluğunda vekili imzalar.
d) Teftiş Kurulu Başkanlığı ve Hukuk Müşavirliğince yazılan yazıların dışında Kanun, kararname, tüzük, yönetmelik ve yönergeler gereği sadece Genel Müdürlük Makamının onayı ile işleme konulabilecek türdeki yazılar ilgili Genel Müdür Yardımcısının uygun görüşü alınarak Genel Müdürlük Makamının onayına sunulur. Diğer konulardaki onayları yetkilendirilmiş Genel Müdür Yardımcısı verir.
e) Teftiş Kurulu Başkanlığına herhangi bir konunun incelenmesi ve/veya soruşturulması amacıyla yazılacak yazılar Genel Müdürlüğe muhatap konulu Teftiş Kurulu Başkanlığına havale suretiyle yapılır.
f) Teftiş Kurulu Başkanlığınca ünitelere yazılacak yazılara ünitece doğrudan cevap verilir.
g) Hukuk Müşavirliğine hukuki görüş alınması ve anlaşmazlık çözümü için adli veya idari başvuru ve itiraz istekleri Genel Müdürlüğe sunularak, yazının Hukuk Müşavirliğine havalesi suretiyle yapılır.
ğ) İhalelerin geçici kabul ve kesin kabulleri ihaleye onay veren merci tarafından onaylanır. Ancak, Yönetim Kurulunun yetkisinde olan ihalelere ait geçici kabuller yetki verilmesi halinde Genel Müdürlük Makamınca yapılabilir.
h) Ödeme talimatı mahiyetindeki tüm yazışmalar, kanun, kararname, tüzük, yönetmelik ve yönerge hükümleri çerçevesinde Genel Müdürlük Makamı veya ilgili Genel Müdür Yardımcılarının uygun havaleleri sağlanarak Muhasebe ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına iletilir.
ı) İta amirliği yetkisi verilmiş veya Genel Müdürlük Makamından alınan bir onay ile belli konularda işlem yürütme ve neticesinde ödeme yapma veya yaptırma yetkisi verilmiş birimler Muhasebe ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına muhatap olarak yazacakları ödeme talimatı mahiyetindeki yazılarında, bu yetkilere ait onayları belirtmeleri zorunludur.
i) (Değişik:YK-27/9/2013-107) Tediye, tahsil ve mahsup fişleri ile dekontlar Muhasebe ve Mali İşler Dairesi Başkanlığınca belirlenmiş ve Genel Müdürlük Makamınca onaylanmış imzaya yetkili personelce imzalanır.
j) Üniteler tarafından kanun, kararname, tüzük, yönetmelik ve yönerge hükümleri gereği yapılması gereken ünite içi yazılar genelgeler ünite amiri tarafından imzalanır.
k) Personel Dairesi Başkanlığınca Muhasebe ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına muhatap olarak hazırlanan harcırah, hastane, maaş ve bazı kesintilere ilişkin yazılarla, tüm ünitelere yazılan terfi tebligatları Personel Dairesi Başkan veya vekili tarafından imzalanır.
(2) Taşra ünitelerinde;
a) Müdüriyet Makamına ve diğer birimlere muhatap yazılar, ünite müdür yardımcısı veya varsa kısım müdürü yokluğunda vekili tarafından imzalanır.
b) İç yazışma mahiyetinde olan ancak, kanun, kararname, tüzük, yönetmelik ve yönergeler gereği sadece Müdüriyet Makamının onayı ile işleme konulabilecek türdeki yazışmalar, varsa ilgili ünite müdür yardımcısının uygun görüşü alınarak Müdüriyet Makamının onayına sunulur.
c) Ödeme talimatı mahiyetindeki tüm yazılar, kanun, kararname, tüzük, yönetmelik ve yönerge hükümleri çerçevesinde ünite müdürü ile yardımcılarının havaleleri sağlanarak Muhasebe Kısım Müdürlüğüne iletilir.
ç) İta amirliği yetkisi verilmiş veya Müdüriyet Makamından alınan onay ile belli konularda işlem yürütme ve neticesinde ödeme yapma veya yaptırma yetkisi verilmiş birimler Muhasebe Kısım Müdürlüğüne muhatap olarak yazacakları ödeme talimatı mahiyetindeki yazılarında, bu yetkilerine ait onayları belirtmeleri zorunludur.
d) (Değişik:YK-27/9/2013-107) Tediye, tahsil ve mahsup fişleri ile dekontlar Muhasebe Kısım Müdürü ile Müdüriyet Makamınca onaylanmış imzaya yetkili personelce imzalanır.
e) Ünite tarafından kanun, kararname, tüzük, yönetmelik ve yönerge hükümleri gereği yapılması gereken ünite içi yazılar ünite amiri tarafından imzalanır.
f) Yönetmelik gereğince, doğrudan Müdüriyet Makamına bağlı olarak çalışan birimlerden diğer birimlere talep edilen mütalaalara ilişkin yazılar ve cevapları, Müdüriyet Makamına muhatap olarak ve Müdüriyet Makamının tasvip ve havalesi ile bu birimlere iletilecektir.
g) Birimlerin rutin işleriyle ilgili olarak birbirleri ile yapacakları yazışmalar ise birim amirleri veya vekilleri tarafından yapılacaktır.
ğ) Personel Kısım Müdürlüğünce, Muhasebe Kısım Müdürlüğüne muhatap onaylanan harcırah, hastane ve eczane faturaları, maaş ve bazı kesintilere ilişkin yazılarla, tüm ünitelere yazılan terfi tebligatları Personel Kısım Müdürü veya vekili tarafından imzalanır.
h) Genel Müdürlük Makamı, Teftiş Kurulu Başkanlığı ve Hukuk Müşavirliği alanı ile ilgili yazışmalar ilgili daire başkanlığı aracılığıyla yapılır ve ünite amiri veya vekili tarafından imzalanır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli Hükümler
Belge, form evrak ve örnekleri
MADDE 11- (1) Tasdik gerektiren belgeler ilgili imzaya yetkili amirlerce mühürlenerek imzalanır.
İmza sirküsü hazırlama
MADDE 12- (1) Re’sen imza yetkisine haiz personel ile kendilerine imza yetkisi verilen personele ait imza sirküleri ilgili ihtisas ünitelerince gerekli tescil işlemleri yapılarak yayımlanır.
(2) İmza yetkilerinin verilmesi veya kaldırılması ile tebliğ edilmek üzere ilgili ünitelere bildirilmesi ve sirküler değişikliklerine ait işlemler ilgili ihtisas ünitelerince yürütülür.
Göreve bağlı imza yetkisi limiti
MADDE 13- (1) Merkez ve taşra ünitelerince alım, satım, ödeme, kanuni işlem ve ihale işleri gibi konularda Yönetim Kurulunca belirlenen parasal onay limitleri, bu konuda yetkilendirilen organ ve kişiler dışında kullanılamaz ve limit dışına çıkılamaz.
Yürürlük
MADDE 14- (1) Bu Yönerge Yönetim Kurulunun …/…2011 tarih ve ……sayılı kararı ile onaylanarak teşkilata duyuru tarihi itibariyle yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 15- (1) Bu Yönerge hükümlerini Çay İşletmeleri Genel Müdürü yürütür.