Madde l- Bu Yönetmeliğin amacı, Genel Müdürlük ile bağlı işlet­me ve Ünitelerinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malze­mesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesi, herhangi bir sebepten dolayı kayba uğramaması, gerekli şartlar altında korun­malarının temini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin tespiti, ayıklanması, imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

 

Madde 2- Bu Yönetmelik, Genel Müdürlüğün merkez teşkilatı ile bağlı işletme ve ünitelerini kapsar.

 

Madde 3- Bu Yönetmelikte geçen;

a) Arşiv Malzemesi : Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, yapılan işlemler sonucunda teşekkül eden ve muhafazası gereken, Türk Milletinin gele­ceğine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer ola­rak intikâl etmesi gereken belgeler ve Devletin hakları ile Millet­lerarası hakları belgelemeye, korumaya; bunlarla ilgili işlem ve mü­nasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik her­hangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plân, hari­ta, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belge ve malzemeyi,

b) Arşivlik Malzeme : Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kaza­namayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memu­riyet sicil dosyaları, Genel Müdürlümün gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar gibi belgeleri,

 

c) Birim Arşivi : Çay İşletmeleri Genel Müdürlüğü birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve hizmet birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini (Taşra teşkilatında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.)

 

d) Kurum Arşivi : Genel Müdürlüğümüz teşkilâtı içinde yer alan birimlerin işlemleri sonucunda teşekkül eden ve merkeze devredilme­si gereken arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin saklandığı Genel Müdürlük Merkez Arşivini,

 

e) Ayıklama : Arşiv malzemesi ile, cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukukî kıymetini ve bir delil olma vasfı­nı kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülme­yen her türlü malzemenin birbirinden ayırımı ile ileride arşiv mal­zemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini,

 

f) îmha: İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülme­yen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıy­metini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, yönetmelikte belirtilecek usul ve esaslara göre imhası işlemini,

 

g) Genel Yönetmelik : 16.5.1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Ga­zetede yayınlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliği”,

 

h) Yönetmelik : İş bu Yönetmeliği,

 

i) Genel Müdürlük : Çay işletmeleri Genel Müdürlüğünü, ifade eder.

 

Genel Müdürlük elinde bulundurduğu ve Devlet Arşivleri Genel Müdür­lüğüne teslim etmediği arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her tür­lü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içeri­sinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.

 

Genel Müdürlük, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a) Kurum arşivini, resmi çalışma saatleri içerisinde faydalanmaya açık bulundurmak ve birimlerce görevlendirilen personelin giriş çıkı­şını kontrol etmek ve kayıtlarını tutmaktan,

b) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirleri almaktan,

c) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarını yangın talimatı çer­çevesinde daimi çalışır durumda bulundurmaktan,

d) Arşivin her bölümünün uygun yerlerinde higrometre bulundurmak suretiyle rutubetin %50-60 arasında tutulmasını sağlamaktan,

e) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddeleri kullanmaktan,

f) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarını dezenfekte ettirmekten,

g) Işık ve havalandırma tertibatını elverişli bir şekilde düzenle­mekten,

h) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kâğıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasını temin etmekten,

ı) Kurum arşivinin temizliğini yapmak veya yaptırmaktan,

i) Bu Yönetmelik hükümleri gereğince, Kurum arşivinin güvenliğini sağlamak bakımından Savunma Sekreterliği ile işbirliği yapmak ve ge­rekli tedbirleri almaktan,

 

a) Birimlerde, yukarıdaki maddelerde belirtilen koruma yükümlülüğü­ne paralel olarak birimlerinde, bulunan ve kurum arşivine intikal et­memiş arşivlik malzemenin korunması için gerekli tedbirleri almakla,

 

b) Kurum arşivinde birimlere ayrılan bölmelerde gerekli güvenlik önlemlerinin alınmasına yardımcı olmakla, sorumludurlar.

 

Madde 5- Birimler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi ku­rum arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzeme­sinin gizliliğinin kaldırılması, ilgili birimin teklifi ve Genel Müdür­lük Makamının onayı ile kararlaştırılır.

 

Madde 6- Genel Müdürlük Merkezinde uzun süre saklanacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için “ Kurum Arşivi”,

Genel Müdürlüğe bağlı birimlerde belirli bir süre saklanacak arşivlik malzeme için birer “Birim Arşivi”, kurulur.

Genel Müdürlük elinde bulunan arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise kurum arşivinde 10-14 yıl sü­re ile saklanır.

 

Madde 7- Arşiv malzemesinin aslı hiç bir sebep ve suretle Kurum Arşivinden dışarı verilemez.

Ancak Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülme­si bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili birimlerce görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

 

Birim arşivinden gerektiğinde görülmek ve incelenmek kaydıyla dışarı çıkarılmamak üzere arşivlik malzeme alınabilir. Alınan malzeme inceleme sonunda geri verilir.

 

Genel Müdürlük elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı, hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesi ör­neklerinin verilmesi hususunda 31.01.2002 tarih ve 2002/3681 Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe giren Esaslar uygulanır.

 

Madde 8- Birimlerin bünyesinde oluşmuş evrak ve belgeler, her yılın Ocak ayı içerisinde ilgili birimlerce gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler, işlemi tamamlanmış olmasına kar­şılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde ayırıma tabi tutu­lur.

 

Ayırım işlemini müteakip işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özellikle­rine göre;

a) Birimi (Ünite dahil),

b) İşlem yılı,

c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,

d) Aidiyeti içerisindeki tarih (aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır.

 

Ancak, sicil dosyaları, sicil numarası (Kurum sicil numarasına ilâveten emeklilik sicil numarası da belirtilmelidir.) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de, buna göre yerleştirme yapılır.

 

Madde 9- Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilmesi gereken malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kont­rolde :

a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiye­tine göre kaydına mahsus “Kayıt Defteri” veya “Föyleri” gözden geçi­rilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup, olma­dığına,

b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

d) Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör veya dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılı­nın yazılıp yazılmadığına,

e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,

f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,

g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin ve kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olma­dığına,

bakılır, eksiklikleri varsa tamamlanır.

 

Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

 

Madde 10- İlgili ünitelerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Mal­zemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygu­lanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır.

 

Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine ge­tirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile birlikte teslim edilir,

 

Madde 11- Arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme birim arşivlerin­de işlem gördüğü tarihlerdeki aslî düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme suresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir.

 

Taşra arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işleminden sonra arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi 17. madde hükümlerine göre yapılır.

 

Madde 12- Birim arşivlerinde ayıklama, imha işlemi yapılmaz, Ancak Genel Müdürlüğümüz taşra teşkilâtında ayıklama ve imha iş­lemleri bu Yönetmeliğin 4 ve 5. kısımdaki hükümleri çerçevesinde birimlerce mahallinde yapılır.

 

Madde 13- Birim arşivinde bulunan ve saklama süresini tamamlayan arşivlik malzeme “ Kurum Arşivine Devredilecek “ olanlar şeklinde ayrı­lır. Ayırıma tabi tutulan bu tür arşivlik malzeme kayıt defterleri veya föyleri ile birlikte Kurum Arşivine devredilir.

 

Madde 14- Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme,uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 9. maddede gösterilen biçimde tamamlanır.

 

Madde 15- Kurum Arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin 4 ve 5. kısımdaki hükümlere göre yapılır,

 

17. maddede açıklandığı üzere, kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivindeki muha­fazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

 

Madde 16- Ayıklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine dev­redilen malzeme, siyah Istampa mürekkebi ve lâstik damga kullanılmak kaydıyla “Çaykur Kurum Arşivi“ damgası ile damgalanır. Damga, evrakın ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tüm arşiv malzemesine ise yapıştı­rıcı etiket üzerine basılmış damga takbih edilir.

 

Madde 17-a) Genel Müdürlüğümüz teşkilât şemasına göre; Merkez teşkilâtında Kurum, birim ve alt birime kadar, taşra teşkilâtında ise kurum, birim ve ilgili ünite kodları ayrı ayrı tespit edilir. Taşra Teşkilatını merkezdeki alt birimden ayırt etmek için il kodu, söz konusu birim kodunun önüne yazılır.

 

Kurum Kodu : Çay işletmeleri Genel Müdürlüğüne verilen kod numarası,

Birim Kodu : Daire Başkanlığı ve Şube Müdürlüklerine verilen kod numarası,

Alt Birim-Kodu : Birimlerin alt birimleri için verilen kod.

Hizmet Türü Kodu : Dosya tasnif numarası almamış belgelerden, hizmetlerde farklılık varsa, bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer, dosya Yönetmelikler tatbik edilerek hizmetler sınıflanmışsa, yeniden kod ver­me yoluna gidilmeyip, bu numaralar Ek-3´ün 8. hanesine yazılacaktır.

 

b) Arşiv kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan ünite ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivler Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır.

c) Ayırımı yapılan evrak ve vesaikten, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleri ile birlikte bir araya getirilir.

 

Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.

Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada evraklar l ’den başlamak üzere sıra numa­rası alır. Evrakın ekleri kendi içerisinde sayıldıktan sonra asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine adet olarak kurşun kalemle yazılır.

 

d) Daha sonra birimleri tespit edilmiş olan evrak ve vesaik, kendi içerisinde “gün, ay ve yıl” sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır:

ı) Kronolojik sıralama işlemi küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıra­lamasında da aynı usul uygulanır.

ıı) üzerinde yalnızca ´ay” ı olup günü belli olmayan evraklar, sıralamada evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna toplu olarak konulur.

ııı) Eski harfli belgelerdeki Hicri ve Rumi tarihler Miladi tarihe çevrilerek alınır.

ıv) Bazı eski harfli evrak ve vesaikte, tarihler “ay” olarak üç parçaya bölünerek, “Evail”,”Evasıt” ve “Evahir” tabirleri ile kulla­nıldığından; “Evail” yazılı olanlar, ait oldukları ayın 10. günün­den sonraya, “Evasıt” yazılı olanlar, ait oldukları ayın 20. günün­den sonraya, “Evahir” yazılı olanlar ise, ait oldukları ayın 30. gününden sonraya konulur. Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar,ait oldukları yılın en sonuna konulur.

v) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evraklar arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içe­risinde gösterilir.

e) Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu, birime kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lâstikten yapıl­mış “Arşiv Yer Damgası “, (Ek:1) evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanmak suretiyle basılır. Arşiv yer damga­sında, “Alt Birim Kodu ”na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden bunların belirlenmiş kodları, lâstik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın “Kutu veya Klasör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri ise kurşun kalem ile doldurulur.

“Kutu veya Klasör numarası” bölümünde, evrak ve vesaikin dosya­lar içerisinde konacağı, kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.

“Dosya Numarası” bölümüne, bir klasörde yer alacak dosyalara ve­rilecek müteselsil numara yazılır.

“Evrak Sıra Numarası“ bölümüne ise, her bir dosya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar l ’den başlamak üzere sıra numarası alır.”Arşiv Yer Damgası” aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın ekle­rine de basılır.

Kodlamada “Klasör Numarası “, Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Nu­marası “ bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

 

f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” (Ek : 2) kona­caktır.

g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların veya kla­sörlerin, sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, “Evrak Sıra Numarası “ hanesine kadar olan bilgiler kayde­dilir .Bu etiketlerde (Ek : 3), “Dosya Numarası” hanesine, bir klasörde yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile, ayrıca “İşlem Yılı” yazılır. Aynı şekilde,dosya gömleklerinin ön yüzlerine de kodlamanın “Dosya Sıra Numarası” dahil, “işlem Yılı” kaydedilir.

 

Ayrıca hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, klasör etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde “İşlem Yılı” hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla klasör içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaralı aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, “İşlem Yılı” hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır,

 

h) Kutulara (veya klasörlere) verilecek sıra numaraları, seriler halinde müteselsil olarak devam ettirilir. Dosya sıra numaraları ise, yıl veya yıl gruplarına göre yeniden başlatılır.

ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleri ile birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özet çıkarılıp fişlenir ve daha sonra kataloglara geçirilir.

i) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içe­risinde kutulara (Ek :4) veya klasörlere konmuş olarak gerekli şart­ları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.

 

Bu yerleştirmede raflarda (çift taraflı ranzalarda dahil) soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahi­linde hareket edilir.

 

Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem her raf grubu için tekrarlanır.

 

Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Bu tasnif sistemi yalnızca klâsik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı, v.b.) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

 

Madde 18- Kurum arşivi ile taşra arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne Devredilecekler“ şeklinde ayrılarak, hazırlanacak “Arşiv Malzemesi Devir Teslim ve Envanter Formu” (Ek :5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilir.

 

Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşiv Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir.

 

Arşiv malzemesinden hangilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdür­lüğünce teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak kurum ar­şivinde kalacağı,Genel Müdürlüğün görüşü alındıktan sonra Devlet Arşiv­leri Genel Müdürlüğünce kararlaştırılır. Kurum arşivinde kalan arşiv mal­zemesi bu Yönetmeliğin 4´üncü maddesi hükümlerine tabidir.

 

Madde 19- Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı form düzenlenir.

 

a) “Birimi” bölümüne arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b) “Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plan, program, model, fotoğraf, resim, film, plâk, görüntü bandı, ses bandı, damga v.b.olduğu,

c) “İşlem yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

d) “Teşkilât Kodu” bölümüne, her dikdörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki klasör ve dosya bölümüne de klasör ve dosya numarası,

e) “Envanter sıra numarası” bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f) “İşlem tarihi” bölümüne, evrakın gün, ay, yıl olarak aldığı tarih,

g) “Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı,

h) “Gizlilik derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (giz­li evrak “G” kısaltması ile gösterilir.),

ı) “Konusu” bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

i) “Adedi” bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet,

j) “Açıklama” bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devre­dilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

k) “Evrak sıra numarası “bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası, yazılır.

 

Madde 20- Birimlerde işlemleri gereği genel mahiyette teksir edilmiş her tür yazı, matbu form, boş beyanname, boş hesap cetveli ve yardımcı hesap cetvelleri, muhtelif boş defter ve yardımcı defterler ile Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri birim ve kurum arşivine devredilmez.

 

 

Madde 21- Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (Özel mevzuat hü­kümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 22. maddede sayılan malzeme içe­risinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

 

Madde 22- İmha edilecek malzeme,aşağıda gösterilmiştir.

1) şekli ne olursa olsun, her çeşitteki yazıları,

2) Elle,daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müspetteler,

3) Resmi veya Özel her çeşit zarflar (tarihi değeri olanlar hariç),

4) Adli ve idari Yargı organları ile P.T.T. ve diğer resmi kuru­lurlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kayıtlar, P.T.T. ´ye zimmet karşılığında ve­rilen evrakın (koli,tel,adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,

5) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışma­lardan geriye kalanlar (anket soru kâğıtları, istatistik formları,çeşit­li cetvel ve listeler,bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları ) ,

6) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

7) Esasa taallûk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,

8) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite,daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kop­yaları,

9) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,

10) Bir ünite, daire ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve ku­rulurlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuru­luşlarda bulunan kopya ve benzerleri,

11) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor,bülten,sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülme­yen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form deği­şikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutu­lacak örnekler dışındakilerin tamamı,

12) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

13) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,

14) Çalışma raporlarının fazla kopyaları,

15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası ge­reken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklama sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,

17) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâ­yetler,

18) Bilgi için gönderilmiş yazılar müteferrik işler meyanında kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,

19) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönü­şü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,

20) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,

21) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfz edil­miş) başvurular ve yazılar,

22) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müte­ferrik yazışmalar,

23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevap­ları,

24) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,

25) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması müm­kün olmayan evrak ve benzerleri,

26) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değer­siz oldukları takdir edilenler ile,

27) Yukarıda genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin, imhasına, kurulacak “Ayıklama ve İmha Komisyonları “ tarafından karar verilir.

Yukarıda sayılan malzemeler gerektiğinde bir örnek belge saklan­mak suretiyle tür ve yılları gösteren imha listeleri tutularak imha edilebilir.

 

Madde 23- Genel Müdürlük elinde bulunan, kullanılmasına ve muha­fazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası Kurum arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

 

Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları çeşitli sebeplerle zamanında Kurum arşivine intikâl ettirilmemiş olup muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabitutup arşivlik malzemeyi Kurum arşivine intikâl ettirirler.

 

Madde 24- Ayıklama ve İmha komisyonlarının oluşumu aşağıda gösteril­miştir.

 

Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya Kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında Kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile malzemesi ayıklanacak ve imha edilecek birim amiri ta­rafından görevlendirilecek (kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bi­rimlerince yürütülen hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi) iki temsilciden teşkil olunacak en az beş kişilik bir “Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komis­yonu” kurulur. Birimler bünyesinde kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da komisyona tabii üye olarak katılırlar,

 

Taşra teşkilatlarında kurulacak birim arşivlerinde bulunan kullanılması­na ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, bu birimlerde oluşturulacak “Birim Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonları “’nca yapılır.

 

Bu komisyonlar; Ünite amirlerinin, yoksa vekilinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve im­ha edilecek birimden görevlendirilecek bu konuda bilgi ve tecrübeye sahip iki temsilci olmak üzere beş veya dört kişiden oluşur. Yeterli personel bu­lunmaması halinde bu Komisyon bir başkanı ile arşiv sorumlusu ve malzemenin ait olduğu birimden bir eleman olmak üzere en az üç kişiden teşkil edilir.

 

Madde 25- Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, Ayıklama ve İmha Komisyonlarının nihai kararı ile yapı­lır. Ancak bu Yönetmeliğin 29´uncu madde hükümleri saklıdır.

 

Ayıklama ve İmha Komisyonları, imha edilecek malzemenin ayıklama ve imha işlemlerinin Yönetmeliğe uygun olarak yapılmasından sorumludurlar.

 

Madde 26- Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.

Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzeme­lerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.

 

Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.

 

İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

 

 

Madde 27- Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme özelliklerine göre birimi, yılı, mahiyeti, aidi­yeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır, ve tasnif edilir.

 

Madde 28- imha edilecek malzeme için bunların Özelliğine göre,te­şekkül ettiği birim, yıl, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha ola­rak imha listeyi hazırlanır, İmha Listeleri, ayıklama ve imha komis­yonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. 

İmhası reddedilen evrak ve malzeme ileride ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

 

Madde 29- Kurum arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivler Genel Müdürlüğü’nün uygun görüşü alındıktan sonra, Genel Müdürün ona­yını müteakip kesinlik kazanır.

 

Taşra arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri, kurum arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra, ilgili birimin en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır.

 

Madde 30- İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.

Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

 

Madde 31- imha edilecek malzeme, iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kâğıtlarından ayıklanır. Kullanma imkânı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.

 

Madde 32- İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edi­lir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri ta­rafından imzalanır.

 

Madde 33- ikişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanaklar ile bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi ilgili birimde, diğer nüshası ise kurun arşivinden muhafaza edilir.

Listeler ve tutanaklar denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.

 

Madde 34- Bu Yönetmelikte bulunmayan hükümler için 16 Mayıs1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete ´de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmet­leri Hakkındaki Yönetmelik hükümleri uygulanır.

 

Madde 35- Bu Yönetmelik, 16.5.1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete ´de yayınlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkın­da Yönetmelik ´in 45´nci maddesine göre hazırlanmıştır.

 

Madde 36- Bu Yönetmelik gereğince oluşturulacak kurum ve birim arşivleri için yetkililer gereken tedbirleri alırlar.

 

Madde 37- Bu Yönetmelimin uygulanması ile ilgili olarak;

a) Uygulamaya ilişkin yazışmalar yapmak,

b) Kurum arşivinde her türlü düzenlemeyi yapmak ve yaptırmak, hususlarında İdari ve Sosyal İşler Dairesi Başkanlığı yetkilidir.

 

Madde 38- Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle 19 Ocak 1982 ta­rihinde yürürlüğe giren “ Çay Kurumu Genel Müdürlüğü Arşiv Yönetmeliği” yürürlükten kalkar.

 

Ek Madde 1- Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliğini taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası CD, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.

Bu tür malzemenin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır.

 

Ek Madde 2- Yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri “Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu” (Ek:6) ile, müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderilir.

 

Madde 39- Bu Yönetmelik hükümleri onay tarihinde yürürlüğe girer.

 

Madde 40- Bu Yönetmelik hükümlerini Çay işletmeleri Genel Müdürü yürütür.